Ett affärssystem ska göra det enklare att hålla ihop verksamheten, inte skapa fler separata arbetsflöden. När försäljning, lager, ekonomi, e-handel och kassafunktioner behöver samspela blir det viktigt att informationen finns tillgänglig där den behövs och att olika delar av verksamheten arbetar med samma data. iFenix är ett molnbaserat och helintegrerat affärssystem som samlar flera centrala funktioner i ett enda flöde. Systemet är utvecklat för svensk handel och kan användas av allt från enskilda butiker och grossister till kedjor, franchiseverksamheter och e-handel.

Ett system för flera delar av verksamheten

Genesis IT utvecklar iFenix som ett komplett affärs- och verksamhetssystem där ERP, e-handel, kassa och lager samlas i samma flöde. Informationen uppdateras i realtid, vilket skapar en gemensam grund för verksamhetens olika delar och ger användarna möjlighet att arbeta med aktuell information. Systemet är utformat för att kunna anpassas efter verksamhetens behov, oavsett om det gäller en enskild butik, en större kedja, franchise, grossistverksamhet eller e-handel.

En central tanke med iFenix är att flera funktioner ska hänga ihop i stället för att hanteras i separata system. Affärssystemet omfattar bland annat logistik, försäljning, bokföring och e-handel. För verksamheten innebär det att arbetsflöden kan hanteras sammanhängande och att information inte behöver behandlas som fristående delar på olika platser.

Det helintegrerade upplägget innebär också att systemet kan följa med när verksamheten utvecklas. På Genesis IT webbplats beskrivs iFenix som flexibelt och skalbart, med möjlighet att fungera både för nischade branscher med särskilda arbetssätt och för bredare handelslösningar. Företag kan därmed använda samma grund och anpassa funktionerna efter de krav som finns i den aktuella verksamheten.

iFenix är abonnemangsbaserat och innehåller utöver traditionella affärssystemsfunktioner även ekonomifunktioner, beslutstöd, integrerad webb med e-handel, mobilitet och flerföretagsstöd. Det innebär att flera delar som normalt kan ligga i olika system kan hanteras inom samma lösning. För verksamheter som vill minska antalet separata flöden blir den samlade strukturen en viktig del av systemets upplägg.

Anpassat för olika typer av handel

Behoven ser olika ut beroende på vilken typ av handel ett företag bedriver. En butik behöver exempelvis kunna hantera kassaflöde och varurörelser effektivt, medan en grossist ofta behöver tydlig kontroll över lager och information på ett eller flera lagerställen. iFenix är därför uppbyggt för att kunna användas i flera typer av handelsverksamheter utan att alla behöver arbeta på exakt samma sätt.

För butiker erbjuder systemet funktioner för att skapa kontroll över butiksflödet och komma igång med traditionell eller mobil kassa. Systemet kombinerar inköp med kontroll över varuflödet och har integrerad POS och kassa samt möjlighet till mobil kassa. Det gör att försäljningen i den fysiska butiken blir en del av samma systemmiljö som övriga verksamhetsfunktioner.

För butikskedjor ligger fokus på central styrning och kontroll av både information och butiker. iFenix innehåller en produktdatabas som är förberedd för hantering av produktinformation och transaktioner. När flera butiker ska arbeta med samma information blir den centrala strukturen betydelsefull, särskilt när uppgifter om artiklar och andra delar behöver vara tillgängliga i hela kedjan.

Franchiseverksamheter har i sin tur behov av central styrning av exempelvis artiklar, leverantörer och priser. iFenix innehåller funktionalitet för denna typ av struktur och är utformat med tidsbesparande funktioner för verksamheter där flera enheter behöver förhålla sig till samma centrala information. På så sätt kan olika delar av organisationen arbeta inom samma system samtidigt som styrningen hålls samman.

Även grossister är en tydlig målgrupp. Där ligger fokus på flödeskontroll över varor, lager och information för ett eller flera lagerställen. För företag med stora varuflöden blir det viktigt att kunna följa vad som händer från inköp och lager till vidare försäljning och ekonomisk hantering. iFenix är utformat som ett heltäckande och totalintegrerat system för denna typ av verksamhet.

E handel och försäljning i samma flöde

E-handel är ytterligare en del som kan ingå direkt i iFenix. På Genesis IT webbplats beskrivs lösningen som helintegrerad, utan behov av tredjeparter och separata integrationsprojekt. När e-handeln ligger i samma system som övriga affärsfunktioner kan försäljningen online kopplas direkt till det flöde som redan används för lager, priser, kunder och ekonomi.

Det minskar behovet av att hantera e-handeln som en fristående miljö vid sidan av affärssystemet. I stället kan informationen följa samma struktur som används i verksamheten i övrigt. När data uppdateras i realtid skapas också bättre förutsättningar för att de olika kanalerna ska arbeta med samma aktuella information.

För företag inom järn- och bygghandel lyfts ett sammanhängande säljflöde fram som en särskild styrka. Där kan processen gå från offert till order, beställning, inleverans och vidare till en färdig affär som är redo att faktureras och bokföras. Det visar hur olika steg i försäljningsprocessen kan hanteras inom ett gemensamt system i stället för att flyttas mellan flera separata lösningar.

Kundomdömena på webbplatsen ger också exempel på hur sådana sammanhängande flöden används i praktiken. XL-BYGG Norrby Trä beskriver hur de använder flera funktioner i systemet och särskilt uppskattar flödet från offert och order till beställning och inleverans. De använder även transportmodulen och upplever att den bidrar till att spara kostnader.

XL-BYGG Kungsbacka lyfter fram säljflödet från beställd till levererad vara och beskriver hur enkelheten i systemet frigör tid som kan läggas på kunderna. Bolist Svenstavik framhåller i stället att ny funktionalitet utvecklas och släpps löpande med automatisk installation utan avbrott. Exemplen visar hur olika verksamheter använder olika delar av iFenix men inom samma övergripande systemmiljö.

Realtidsdata skapar en gemensam bild av affären

När flera delar av verksamheten finns i ett och samma affärssystem blir informationen en central del av arbetsflödet. iFenix uppdaterar data i realtid och syftet är att ge kontroll och tydliga insikter i verksamheten. Det är särskilt relevant när lager, försäljning, ekonomi och e-handel behöver bygga på samma uppgifter.

Realtidsinformationen innebär att den data som används i ett led inte behöver behandlas som isolerad från resten av verksamheten. När olika funktioner arbetar i samma system kan informationen följa flödet från en del till en annan. För en handelsverksamhet kan det exempelvis handla om att varor, lagerstatus, order och ekonomiska händelser är delar av samma process.

Det samlade systemet kan också göra det lättare att anpassa arbetssättet efter hur verksamheten förändras. iFenix beskrivs som ett system som följer med när företaget utvecklas och som redan från start är redo att möta nya krav. Kombinationen av skalbarhet och integrerade funktioner gör att verksamheten kan bygga vidare på samma grund när behoven förändras.

Genesis IT har arbetat med affärssystem och molntjänster sedan 1998. Företaget ansvarar för utveckling, drift och support av det egenutvecklade iFenix och arbetar i en modern teknisk miljö med egen serverhall. På webbplatsen beskrivs innovation, säkerhet och tillförlitlighet som centrala delar av verksamheten.

För företag som vill samla fler delar av sin handel i en gemensam lösning är iFenix därför uppbyggt kring principen att verksamhetens centrala flöden ska hänga ihop. ERP, kassa, lager, e-handel, ekonomi och andra funktioner kan användas inom samma affärssystem, samtidigt som systemet kan anpassas efter om verksamheten består av en butik, en kedja, en franchiseorganisation, grossistverksamhet eller e-handel.

När information, funktioner och arbetsflöden samlas på ett ställe minskar behovet av att betrakta varje del av affären som en separat process. iFenix är i stället utformat för att låta de olika delarna samverka i ett sammanhängande flöde. Det är också kärnan i hur systemet presenteras: ett molnbaserat affärssystem där verksamheten kan få en gemensam struktur och där aktuell data ger en tydligare bild av hela affären.